Главная / Отраслевые решения

Версия для печати

РЕШЕНИЯ RADIUS - VIP НА ПЛАТФОРМЕ OPEN TEXT ДЛЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ТОРГОВОЙ КОМПАНИИ:

• Электронный архив закупочно-отгрузочной документации: Решение для управления отсканированными копиями документов
• Электронный логистический конвейер: Решение для автоматизации и контроля процессов движения грузов по цепи поставок

Логистические компании работают в условиях напряженной конкуренции. В конкуренции выигрывают те из них, которым удается обеспечивать клиентам высокое качество логистических услуг – своевременные поставки грузов без ошибок и задержек.

Radius-VIP предлагает решение, которое обеспечивает контроль движения грузов по всей логистической цепочке – а значит, своевременность поставок без ошибок и задержек, - за счет оперативности и прозрачности процессов работы с документами клиентов.

Решение Radius-VIP для логистических компаний решает следующие задачи:

• обеспечивает оперативность работы с документами клиентов –максимально упрощая все процессы, связанные с оформлением документов, - процессы создания документов, регистрации и подшивки документов к делу, поиска документов, копирования документов, хранения документов, отправки документов по факсу или по почте
• обеспечивает прозрачность работы с документами клиентов – внося во все процессы работы с документами четкость, благодаря которой снижаются риски срывов поставок по срокам или качеству, и в случае возникновения споров о платежах и соблюдении других условий поставок необходимый комплект документов по поставке формируется нажатием одной кнопки

Оптимизация цепи поставок и обеспечение быстрой реакции на проблемы клиентов требует быстрого доступа к необходимой документации, которая сопровождает грузы с момента получения заказа. Для разрешения споров с клиентом о платежах и для внутреннего контроля операций необходим архив, где хранятся:

• закупочные документы (Fulfillment Documentation)
• отгрузочные документы (Shipping Documentation)
• документы, подтверждающие поставку (Proof of Delivery)

Решение обеспечивает сбор этих документов из электронных и бумажных источников и связывание их со счетом, выставленным клиенту. Эти документы затем можно просмотреть в соответствующих папках, куда помещаются все счета, закупочные и отгрузочные документы, а также документы, подтверждающие поставку.

Решение Radius-VIP для управления отсканированными копиями документов клиентов обеспечивает:

• создание Электронного Досье Заказа путем сканирования, категоризации и архивирования всех закупочно-отгрузочных документов, сопровождающих заказ
• создание Архива Досье Заказов
• интеграцию Архива Досье Заказов с другими информационными системами логистической компании.

Архив досье заказов обеспечивает

• поиск в архиве документов, сопровождающих выполнение заказа
• доступ в режиме он-лайн к информации территориально распределенных подразделений компании
• возможность параллельного ввода и хранения информации в учетной системе и в системе управления документооборотом
• возможность работы с отсканированными документами во внешних по отношению к Архиву Досье Заказов системах

  в системе логистического конвейера в ERP и др.

Решение создает основу для автоматизации контроля процессов закупок и поставок.

В логистических цепочках могут возникать нарушения условий поставок, которые порождают недовольство клиента и его последующую миграцию в конкурирующую логистическую компанию. Объективными источниками этих задержек являются:

• широкая номенклатура грузов
• большое количество поставщиков
• большое количество клиентов
• сложность логистических цепочек, особенно в случаях глобальных импортно-экспортных поставок.

Решение Radius-VIP обеспечивает автоматизацию работы с закупочно-отгрузочными документами и контроль полного цикла закупок и поставок от подтверждения получения до подтверждения выполнения заказа на поставку товара.

Рис. 1. Этапы контроля полного цикла закупок и поставок в компании-импортере

Электронный логистический конвейер обеспечивает:

• формирование пакета документов, в котором собраны и привязаны к счету все закупочно-отгрузочные документы, сопровождающие заказ
• автоматизацию и контроль процесса прохождения пакета документов по службам компании
• удаленный online -доступ к данным о движении груза

  по поставщикам по заказам по товарным позициям (контейнерам).

Решение проблемы оперативности поставок обеспечивается за счет:

• системы контроля исполнения и изменения маршрута груза в случае необходимости
• системы напоминаний в случаях задержки рассмотрения исполнителю, и в случае дальнейших задержек - руководителю.

Электронный логистический конвейер позволяет торговым компаниям автоматизировать процессы в цепи поставок и контролировать их соответствие условиям договоров с клиентами и принятым регламентам, в том числе международным. В результате использования системы устранено негативное влияние человеческого фактора на процесс обработки закупочных и отгрузочных документов (забывчивость, загруженность, болезни и отпуска соответствующих лиц). Рутинные задачи – транспортная и контроль за соблюдением бизнес-процессов – автоматизированы. За сотрудниками компании остается только принятие решений.

В результате внедрения решения торговая компания получает существенное конкурентное преимущество – систему контроля качества логистических услуг, которая обеспечивает:

• своевременность поставок грузов клиентам
• четкое соблюдение условий поставок по срокам и качеству.

С целью обеспечения возможностей управленческого анализа и учета решение обеспечивает интеграцию системы документооборота с системой управления ресурсами предприятия.