Главная / Типовые решения для автоматизации документооборота

Службы канцелярии, секретариаты обрабатывают значительный объем официальных внешних и внутренних документов. Регистрация входящих и исходящих документов предусматривает учет и направление потоков документов адресатам, являющихся получателями, исполнителями, контролерами и т.д. Автоматизация этих служб обеспечивает учет бумажных и электронных документов в системе таких как:

• Приказы, резолюции и распоряжения;
• Входящая, исходящая корреспонденция;
• Организационно-распорядительные документы;
• Заявки и запросы.

Бумажные документы могут быть отсканированы и зарегистрированы в системе с сохранением электронного образа, карточка документа содержит все необходимые атрибуты с информацией о статусе документа, его местоположении, с пометками о согласовании, утверждении и исполнении. Связанные документы такие, как распоряжения и резолюции, можно просмотреть непосредственно из интерфейса основного документа. Система значительно сокращает поток бумажных документов в бизнес-процессах компании, что повышает их производительность и уменьшает риски связанные с потерей документов, искажением информации и др. Электронный документооборот не исключает бумажный, а лишь устраняет работу с бумажными документами на тех этапах, когда достаточно иметь доступ к электронной копии. Официальные электронные документы могут сопровождаться электронно-цифровой подписью, которая ставится согласующим лицом в момент согласования. Внедряемые нами системы документооборота интегрируются с любыми видами ЭЦП.

После внедрения подобных решений, производительность и надежность работы канцелярии повышается в несколько раз. В любой момент времени система может выдать информацию о статусе или о статистике документов делопроизводства, для того чтобы соответственно вовремя скорректировать неэффективные организационно-распорядительные процессы. Работник канцелярии за одну минуту может выдать информацию о местонахождении приказа, статусе его выполнения, списке ответственных лиц.