Главная / Типовые решения для автоматизации документооборота

Финансовые документы, такие как платежные поручения, накладные, счета и др., учитываются бухгалтерскими и ERP системами. Однако учет в этих системах не позволяет регистрировать местоположение бумажной копии документа, которую необходимо иногда изымать, как например, при проведении проверок, и тем более недопустима утеря таких документов. Руководителям проектов и другим ответственным лицам иногда необходим доступ к официальным юридическим и финансовым документам по определенным проектам, поставкам и т.д. Однако они, как правило, не являются пользователями ERP систем, либо по организационным причинам, либо в связи с ограниченным числом лицензий ERP систем, по соображениям экономии приобретенных только для финансовых служб. Внедряемые нами системы управления документов позволяет автоматически регистрировать финансовые документы сразу в двух системах: в системе управления документами, с возможностью сохранения отсканированной версии, и в ERP системе. Это позволяет обеспечить доступ к финансовым документам в электронном виде более широкому числу пользователей. Гибкая система разграничения доступа позволяет защитить документы по профилю информации (например, документы по поставке продукции заказчику X доступны определенной группе менеджеров, работающих с этим заказчиком). Кроме того, отпадает необходимость в работе с бумажными версиями документов. Зарегистрировав в системе и сохранив отсканированную версию счета, акта и других документов, можно сразу отправить бумажный экземпляр в архив. В дальнейшем, если для совершения операции потребуется взглянуть на документ, достаточно найти его в системе с помощью поисковых сервисов и просмотреть отсканированную копию с подписями и печатями. Если необходимо изъять документ, то его точное местоположение будет прописано на карточке.