|
Главная / Типовые решения для автоматизации документооборота
Электронные архивы хранения документов
Создание электронных архивов актуально для компаний, которые работают с большим количеством документов (текстовых документов, чертежей, изображений, аудио и видео-файлов) , и бизнес которых зависит от оперативности и качества этой работы. Основная общая проблема, которая приводит компании к необходимости создания архива документов, - это проблема неэффективности бизнеса, которая вырастает из проблемы отсутствия оперативного доступа к необходимым документам, четкого поиска и управления версиями. В целом после создания электронного архива улучшаются такие показатели эффективности бизнеса, как скорость обслуживания клиентов, время ожидания клиентами своей очереди обслуживания, количество случаев невозможности найти нужный документ, скорость получения финансовой отчетности и другой документации филиалов в центральном офисе. Любой электронный архив так или иначе решает эти общие для всех бумажных архивов проблемы, однако разные архивы имеют еще и специфику, которая требует учета при создании электронного архива. Например, по типам архивов значительно варьируются структура архивов, набор шаблонов, состав и объемы документации, пул наиболее распространенных запросов. Именно поэтому уместно создание соответствующих типовых специализированных решений. Компания «Радиус-ВИП» предлагает готовые решения для создания архива ОРД (организационно-распорядительной документации), ФРД (финансово-распорядительной документации) и архива отдела кадров.
АРХИВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОРД)
ОРД – это приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Архив ОРД обеспечивает возможность одновременной работы пользователей территориально распределенной компании с определенной версией документа в режиме он-лайн с учетом разграничения прав доступа. |
• одновременная работа пользователей территориально распределенной компании с определенной версией документа в режиме он-лайн |
АРХИВ ФИНАНСОВО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ФРД)
ФРД – это договоры, счета, счета-фактуры, накладные, акты, распоряжения на оплату и т.д. Архив ФРД обеспечивает быструю подготовку материалов для налоговой отчетности, тендерной документации и других комплектов финансовой документации (для предоставления финансовой информации по проектам, контрактам и т.д.) благодаря возможности доступа в режиме он-лайн к информации территориально распределенных подразделений компании, возможности параллельного ввода и хранения информации в учетной системе и в системе управления документооборотом, возможности формирования необходимых комплектов документов, возможности создания базы шаблонов. |
• быстрая подготовка налоговой отчетности, тендерной документации и других комплектов финансовой документации (для предоставления информации по проектам, контрактам и т.д.) |
АРХИВ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
Кадровая документация – это личные карточки с информацией о сотрудниках, заявления сотрудников о приеме на работу, на отпуск, на очередной отпуск, учебный отпуск и т.д, соответствующие приказы, табели учета рабочего времени, планы аттестации, характеристики, аттестационные листы и т.д. Архив кадровой документации обеспечивает эффективную организацию процессов рекрутинга, аттестации, обучения, мотивации сотрудников благодаря возможности анализа сроков приема на работу, стажа работы, результатов аттестации, задач повышения квалификации и т.д., возможности создания базы шаблонов, возможности создания кадрового резерва. При этом обеспечивается соблюдение требований безопасности, касающихся регламента доступа к конфиденциальной информации. |
• эффективная организация процессов рекрутинга, аттестации, обучения, мотивации сотрудников |
|
|
