Управление документами (Document Management) – автоматизация централизованного хранения, поиска и коллективного доступа к документам с целью оптимизации временных затрат на работу с документами и уменьшения рисков ошибок и потери информации.

Управление потоками работ, Управление бизнес-процессами (Workflow) – автоматизация контроля исполнения различных работ, в том числе связанных с документами. Автоматизированные системы этого класса выдают задания пользователям и контролируют сроки их выполнения.

Управление официальными документами (Record Management) – автоматизация хранения и учета официальных документов (как правило, бумажных). Автоматизированные системы этого класса позволяют управлять процессами изъятия и возврата, перемещения, уничтожения официальных документов – управлять жизненным циклом официальных документов. Производится учет хранения документов в многотомных делах, контролируются процессы закрытия и открытия дел в рамках принятой в организации номенклатуры.

Документооборот – автоматизация управления документами, управления потоками работ (связанных с подготовкой, согласованием, утверждением и исполнением документов), управления официальными документами, т.е. это интегральное решение объединяющее три класса систем, обеспечивающее поддержку полного жизненного цикла документов от их создания до уничтожения.

Делопроизводство, Канцелярия – документооборот по стандартам, принятым в организации, как правило, является частью документооборота, связанной с учетом официальных входящих и исходящих документов, а также с управлением внутренними организационно-распорядительными документами (приказы, распоряжения и поручения).

Управление договорами (контрактами) – вариант документооборота связанный с подготовкой, согласованием, утверждением и исполнением договоров. Управление архивами – часть документооборота связанная с учетом официальных бумажных документов и других официальных информационных объектов (видеокассет, пленок, дисков и др.).

Управление бизнес процессами – процесс упорядочивания и контроля за исполнением подразделениями и сотрудниками нормативных требований, сформулированных в нормативно-методических документах, приказах, распоряжениях, должностных инструкциях. Автоматизация управления бизнес-процессами является одним из вариантов применения документооборота.

Управление знаниями – упорядочивание доступа и оптимизация поиска и обработки информации полученной из внутренних и внешних источников компании. Данные, расположенные в информационных системах компании (бухгалтерские системы, ERP, системы управления документами…), электронных файлах (файлы на локальных дисках и в файловых серверах), бумажных документах, в информационных объектах, в «головах сотрудников» (информация, которая является очевидной для группы сотрудников, исходя из сложившихся традиций их деятельности, но при этом никак не документирована и совсем неочевидна и недоступна для других сотрудников компании) – вся эта информация составляет базу знаний компании. Системы управления знаниями позволяют:

• упорядочить и обеспечить эффективных поиск в неструктурированной части знаний (знаний содержащихся в текстовых документах);
• уменьшить долю недокументированных знаний, благодаря введению регламентов подготовки документов и их учету.