Выгоды внедрения ECM-решений
Какие выгоды получает заказчик от внедрения систем
управления корпоративной информацией?
Повышение оперативности в работе
подразделений, через
- эффективное управление неструктурированными знаниями, содержащихся в
документах, что сократит время, требуемое на поиск, обнаружение, классификацию,
агрегацию (выделение значимой информации из большого объема данных) необходимой
информации;
- коллективный доступ к документам в электронном виде, что устранит пересылку
их по почте и передачу бумажных экземпляров из одного подразделения в
другое;
- жесткий контроль за сроками выполнения работ по подготовке, согласованию,
утверждению, исполнению документов и других процессов, связанных с документами,
что позволит в результате оптимизировать работу подразделений и ускорить
процессы подготовки и обработки документов, упорядочить взаимодействие
подразделений между собой и с внешними организациями;
Оптимальное планирование и распределение
работ позволит:
- используя целостную систему контролирующих отчетов разного уровня,
предоставлять укрупненную и детальную картину распределения работ, нагрузки по
подразделениям и конкретным исполнителям;
- прогнозировать нагрузку на подразделения Заказчика в ближайшей перспективе
и оптимально планировать изменения в штатной структуре организации;
- оптимально распределять задания потоков работ, учитывая загруженность
сотрудников, их роли, квалификацию.
Повышение контроля
- доступа к документам, через фиксацию в журнале системы всех видов действий
с документами, что позволяет определить авторство, контролировать
осведомленность сотрудников;
- исполнения заданий, связанных с подготовкой и исполнением документов;
- местонахождения официальных бумажных документов или других физических
информационных объектов (кассет, дисков и др.)
- выдачи и возврата изъятых документов;
- версий документов при коллективной правке документов;
- доступа к знаниям, что обеспечивается выполнением поисковых,
классификационных и других функциональных возможностей и применением средств
анализа только к доступным пользователю данным, согласно его полномочиям;
- архивного хранения документов, посредством регламентирования процедуры
перемещения бумажных документов из одного хранилища в другое, их выдачи на руки
и уничтожения старых бумажных документов;
Уменьшение рисков связанных с
- потерей документов, как бумажных, так и электронных;
- превышением сроков работ, связанных с документами;
- потерей запросов посланных во внешние организации и принятых от внешних
организаций;
- несанкционированным доступом к конфиденциальной информации;
- невозможностью поиска и недоступностью значимой информации, что может
привести к неверным выводам;
- появлением противоречивых версий документов при коллективной подготовке
документов;
Повышение качества работы компании,
через
- увеличение количества оперативно доступной неструктурированной (текстовой,
графической) информации, что повысит объем исходной информации;
- точный отбор значимой информации, несмотря на большой объем исходной
информации;
- ввод в систему отсканированных и распознанных версий бумажных документов,
ранее не использовавшихся в работе из-за невозможности автоматизации поиска в
них нужной информации;
- регламентный и контролируемый процесс подготовки и исполнения документов, с
возможностью перераспределения исполнителей работ, с целью повышения качества и
соблюдения сроков;
Улучшение экспертизы организации за
счет:
- создания единой базы знаний на основе системы управления документами,
содержащей классифицированную информацию по различным аспектам деятельности
компании;
Упорядочивание организационно распорядительной
деятельности, через
- Автоматизацию потоков работ связанных с согласованием, утверждением и
исполнением приказов и распоряжений;
- Автоматизацию потоков работ связанных с созданием и исполнением
поручений;
Упорядочивание работы канцелярии и архива,
через
|
|
