Главная / OpenText

Потребность (Need):
Существует целый ряд потребностей бизнеса, которые определяют необходимость внедрения ECM-решения:

• Обеспечить соответствие отраслевым стандартам и регламентам
• Управлять безопасным созданием, хранением и уничтожением корпоративных документов (включая электронную почту)
• Максимизировать ценность интегрированного корпоративного контента
• Повысить операционную эффективность
• Обеспечивать удовлетворенность клиентов

Команда (Team)
Когда определена потребность, следующий шаг – собрать проектную команду, которая обсудит проект, распределит ресурсы, поставит задачи и будет работать сообща для получения результатов:

• Управление документами и сотрудничество (Document Management and Collaboration)
• Управление проектами (Project Management)

Обмен информацией (Share)
После того как команда собрана, необходимо собрать информацию, необходимую для выполнения проекта. Интегрированные ECM-решения (ECM suites) обеспечивают возможность обмена информацией в онлайн-среде сотрудничества, при этом поддерживают как практики общения в соответствии с определенными регламентами, так и неформальное сотрудничество в неформальных сообществах.

• Управление документами и сотрудничество (Document Management and Collaboration)

Коммуникация (Communicate)
Между встречами и в ходе проведения проектов члены команды общаются между собой. Рабочие площадки проекта (project workspaces) и закрепленные за проектом площадки для переговоров (meeting rooms) обеспечивают членам команды пространство для размещения текущей информации и обсуждения текущих вопросов по проекту.

• Управление документами и сотрудничество (Document Management and Collaboration)
• Объединенные коммуникации (Unified Communication)
• Дистанционноеобучение и тренинги (eLearning and Corporate Training)

Сообщения (Messages)
Члены команды общаются с помощью сообщений, — по электронной почте, через службы мгновенных сообщений, через голосовую почту. Как правило, информация, которая содержится на этих носителях, недоступна компании, будь то контракты, предложения о приеме на работу, или информация о продуктах. Однако, поскольку в некоторых юридических ситуациях эта информация может стать важной, организации снижают риски, и тратят значительные ИТ-ресурсы на поддержку резервного копирования данных, восстановления и хранения данных. Для этой фазы жизненного цикла ECM имеются средства защиты и контроля информации, которая генерируется в процессе сотрудничества по проекту.

• Электронная почта (E-mail)
• Объединенные коммуникации (Unified Communication)

Процессы (Process)
Структурированные и неструктурированные операции по работе участников проекта с контентом связаны бизнес-процессами. Решения Livelink ECM облегчают автоматизацию и управление этими процессами.

• Управление бизнес-процессами (Business Process Management)

Публикация (Publish)
После проработки в ходе сотрудничества и консолидации информации, процессов ознакомления и согласования, контент распределяется и публикуется на корпоративном сайте, возможно, в pdf-формате, с использованием системы управления веб-контентом (Web content management system).

• Управление web-контентом (Web Content Management)
• Управление цифровым контентом (Digital Asset Management)

Интеграция (Integration)
Проектная команда работает над изменением документов и планов, используя систему управления бизнес-процессами. Финальный документ должен быть согласован и утвержден, а затем подготовлен к распределению и интеграции в разные корпоративные приложения.

• Решения для интеграции с SAP (Extensions for SAP Solutions)
• Решения для интеграции с Oracle (Extensions for Oracle)
• Управление отчетами и результатами (Report and Output Management)

Документы (Document)
Потребность в эффективном управлении документами касается всех аспектов деятельности организации. Члены команды обычно используют систему управления документами для обмена документами и их обновления, а ;также для обеспечения возможности использовать материалы проекта лицам, не являющимся членами команды.

• Управление документами и сотрудничество (Document Management and Collaboration)
• Управление знаниями (Knowledge Management)
• Управление цифровыми активами (Digital Asset Management)

Поиск (Search)
После того как команда собрана, необходимая для проекта информация собрана, члены команды используют для поиска документов и обмена документами систему управления документооборотом, используя портал или технологию поиска.

• Управление документами и сотрудничество (Document Management and Collaboration)
• Управление знаниями (Knowledge Management)

Архивирование (Archive)
Готовый документ получает соответствующую ему карточку с указанием параметров документа и архивируется с помощью системы управления записями (a records management system –электронная картотека бумажных документов, хранение которых юридически регламентировано).
Если регламент требует, чтобы документ хранился в архиве в течение определенного срока, интегрированное ECM-решение контролирует соблюдение сроков хранения, а затем уничтожает документ в соответствии с регламентом.

• Управление записями (Records Management)
• Архивирование и просмотр отсканированных документов (Archiving and Imaging)